Apresentações orais online: as plataformas

Com a generalização do teletrabalho e a suspensão dos eventos presenciais, o uso das plataformas de videoconferência massificou-se e faz hoje parte do nosso quotidiano profissional fazermos apresentações orais online.

Como tal, se essas plataformas passaram a ser um instrumento de trabalho, deve ser o objetivo de qualquer profissional aumentar a sua eficiência na comunicação online e manter um nível de conexão elevado (pelo menos, equiparado ao da comunicação presencial).

O que mudou?

Se pensarmos no que mudou, são estas as duas variáveis da equação:

1. Deixámos de estar no mesmo espaço, não podendo interpretar toda a comunicação não verbal do nosso interlocutor;
2. Passámos a ter um dispositivo (computador ou outro dispositivo móvel) a mediar a comunicação, cuja abrangência visual se resume aos nossos membros superiores (cabeça, tronco e braços).

As vantagens da comunicação online

Embora sejam evidentes as vantagens da comunicação presencial, gostava de elencar e realçar as vantagens da comunicação online, sobretudo, em contexto de trabalho:

• A comunicação online é rápida e eficiente. Permite-nos manter o contacto com a equipa, os colegas, clientes e fornecedores, sem necessidade de deslocações, logo, eliminando os custos a estas associados;
• No que respeita à resolução de problemas em contexto de trabalho, estudos apontam para a maior eficácia da comunicação online;
• Graças à comunicação online conseguimos juntar, numa mesma sala virtual, interlocutores que, pela sua diferente localização geográfica, teríamos dificuldade em sentar à mesma mesa de trabalho;
• Com a possibilidade de gravar as interações online, fica um registo audiovisual que pode servir de apoio à concretização dos planos de ação;

Independentemente de gostarmos ou não dessas interações online, acredito que é nelas que os negócios se farão doravante. Abrindo-se o precedente da comunicação online numa organização, por mais que se reconheçam as vantagens do face a face, o número de reuniões presenciais vai, sem dúvida, diminuir.

Técnicas e boas práticas para comunicar eficazmente online

Assim, a termos de comunicar cada vez mais online, que seja com eficiência! Como tal, partilho convosco uma lista de dicas que tenho vindo a recolher e a aperfeiçoar nos últimos tempos:

O cenário:

1. Liberta o teu espaço de trabalho de potenciais fatores de distração;
2. Desliga ou silencia todo e qualquer dispositivo, e sai das aplicações que emitem notificações; evita qualquer tipo de distração;
3. Se usas um portátil, o mesmo deve estar numa superfície estável e à altura correta;
4. A fonte de luz do compartimento deve estar à tua frente e não atrás (evita janelas por trás), e deve ser de uma cor natural;
5. Orienta a câmara de modo a ficares centrado/a ou num dos lados, caso uses um fundo virtual com logotipo (prefiro os fundos brancos com um simples roll-up, dado que os fundos virtuais deixam as pessoas com uma certa aura extraterrestre…);
6. O teu rosto deve ocupar de 1/3 a ¼ do ecrã, não mais;
7. Se usares um fundo virtual, evita mexer ou gesticular muito por causa do halo digital.

A tecnologia:

1. Opta por uma ligação à Internet por cabo, de modo a assegurar uma velocidade correta;
2. Se possível, investe num bons fones com microfone incorporado (a fim de evitar o eco);
3. Posiciona a câmara não muito longe do teu campo de visão; deves poder olhar para a câmara naturalmente e sem esforço.

O comunicador:

1. Cuida da tua postura, sobretudo, do tronco para cima; opta por uma postura aberta (como no presencial);
2. O teu interlocutor continua a ver-te, logo, cuida das tuas expressões faciais. Por exemplo, podes muito bem dizer que “sim” com a cabeça em sinal de aprovação;
3. Podes gesticular os braços, mas não em demasia; toma em consideração as fronteiras do ecrã;
4. O contacto visual continua a ser importante, portanto, distribui o olhar pela audiência e não caias na tentação de olhar para ti;
5. Quando não for a tua vez de falar, desliga o microfone, mas continua a olhar para o interlocutor e a interagir com este com as tuas expressões faciais e movimentos de cabeça.

Apresentações orais criativas

Pelo facto de estares a comunicar online, tal não significa que não possas fazer uma apresentação original e criativa.

As plataformas de videoconferência permitem partilhar vários tipos de suportes (imagem, vídeo, áudio, etc.) e o teu próprio ecrã. Assim, não hesites em variar a tipologia de conteúdos, em interagir com todos, questionando-os e solicitando feedback.

Conclusões

No fundo, as boas práticas para comunicar eficazmente online não são muito diferentes das boas práticas para comunicar eficazmente num cenário presencial.

Além disso, à partida, não estarás num ambiente estranho; estarás a “jogar em casa” (ou no teu escritório) e isso elimina o obstáculo de teres que te adaptar a um cenário diferente do teu habitual espaço de trabalho.

O importante é que, precisamente por ser o teu espaço, não descures a comunicação, o cenário e as questões tecnológicas. Se este é o padrão de comunicação – as apresentações orais online – que veio para ficar, então, que seja aplicado de melhor forma.

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