Desde que comencé a trabajar soy una firme y fiel defensora del protocolo en el ámbito empresarial.
Recuerdo con cariño las primeras entrevistas de trabajo, en las que las personas responsables de los procesos de selección, acostumbradas a ver los mismos tipos de carreras: empresas, económicas, derecho…Tras ver mi carrera “convencional” pero una especialidad “poco convencional” me preguntaban con una mezcla de curiosidad y sorpresa qué era eso del protocolo, si les podía explicar en qué consistía y qué podía aportar eso a sus empresas (generalmente aquí el mensaje era claro, con más o menos sutileza y con algunas dosis de lenguaje no verbal: “esta es una empresa seria, no nos gusta perder el tiempo con tonterías”. Pero, también es cierto que, en todos los casos que conseguí convencer a la persona responsable de la selección de la importancia del protocolo, pude aportar mi granito de arena, aplicando las normas del protocolo al ámbito empresarial con resultados satisfactorios.
Las empresas conviven interna y externamente con personas y con otras empresas e instituciones públicas. Una empresa no puede negar esa palpable realidad, además estas relaciones se dan constantemente, incluso son “globales” y son relaciones de las que no pueden “escaparse”(como cuando éramos pequeños y nuestros padres nos obligaban a saber ser y estar delante de TODAS las visitas, aunque la visita en cuestión nos pareciese la cosa más aburrida de este mundo).
Las empresas están formadas por personas y es fundamental que todas esas personas que trabajan dentro de la empresa se sientan parte de la “casa”, al fin y al cabo pasamos una grandísima parte de nuestra vida en el trabajo, y como en todas las relaciones de convivencia hay momentos muy buenos y algunos más duros y difíciles. Gestionar personas es una de las cosas más difíciles y delicadas a la que todos los puestos directivos se tienen que enfrentar diariamente, y tarea a la que deben dedicar una gran parte de su tiempo. Es en estas relaciones internas, entre la empresa y la plantilla en las que aplicaremos las normas del protocolo, pues el protocolo humaniza.
Por otra parte, una empresa para poder sobrevivir y gozar de buena salud tiene que relacionarse con otras empresas, ya sean empresas clientes, proveedoras e incluso de la competencia o de otros ámbitos para algunos tipos de colaboraciones.
Estas relaciones se dan tanto con empresas nacionales como internacionales. En estas relaciones es en las que vemos la importancia de armonizar el clima y el ambiente, para conseguir el objetivo que toda empresa pretende, la obtención de beneficios económicos, pero a través de la utilización de las normas del protocolo que nos indicarán la mejor manera de llegar a esos objetivos, que inevitablemente pasan por una previa relación personal en la que hemos de combinar un trato exquisito con el conocimiento de la otra empresa y las personas con las que trataremos, teniendo siempre en mente cual es nuestro objetivo: alcanzar un acuerdo ventajoso para las dos partes. En la mayoría de las ocasiones y por suerte, no siempre es cuestión de gastar mucho dinero sino de saber tratar. Ésta es la gran diferencia entre quienes saben usar y valorar las normas de protocolo y quien piensa que todo en esta vida se puede comprar; algunas cosas, como la confianza no se puede comprar y para llegar a un acuerdo y hacer negocios es fundamental la confianza.
Cuando las empresas invitan a sus actos a autoridades y personas relevancia social o profesional, vemos que las normas de protocolo se hacen fundamentales para equilibrar y evitar situaciones incómodas que desvirtúen el evento en sí quedando la atención puesta en la anécdota. En este ámbito contamos con la ventaja de que el protocolo oficial nos ofrece normativa jurídica con la que podemos y debemos trabajar. Las normas oficiales referentes a protocolo y precedencias nos facilitarán una parte de nuestro trabajo, pero también es cierto que la dificultad dependerá de cada acto y de saber conciliar bien las normas oficiales con las normas de la empresa y que cada persona tenga el lugar que le corresponde, no herir sensibilidades (a veces vanidades. Siempre que tengo que preparar un acto recuerdo la frase de Sarte que D. José Antonio de Urbina recoge en uno de sus libros: “el hombre no es un animal racional sino vanidoso”).
En estos tres grandes ámbitos de relación de las empresas subyace la importancia de una buena comunicación bidireccional tanto de arriba a bajo como de dentro a fuera y el protocolo también indica la forma correcta de realizar esta comunicación.
A día de hoy ya no solo las grandes empresas reconocen la importancia del protocolo y lo aplican en su día a día con profesionales que se dediquen al mismo en exclusiva, cada vez más pequeñas y medianas empresas están viendo las virtudes que el protocolo les ofrece y comienzan a solicitar asesoramiento puntual pero de forma continua.
¿Es importante el protocolo en la empresa, sobre todo en estos tiempos? ¿No es algo obsoleto? Desde mi punto de vista sí es importante y precisamente en estos tiempos. Cada vez se ponen más personas en contacto conmigo haciéndome preguntas sobre protocolo en la empresa (se relacionan con otras personas y empresas) y protocolo social, por tanto sí veo que la gente siente la necesidad de recuperar las normas de protocolo y que no está obsoleto.

Margarita Murillo
Galicia Protocolo para Gabinete ABC
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